华为云计算 云知识 挑战 1 小时搞定年度总结
挑战 1 小时搞定年度总结

朋友,你的年度总结做完了吗?

 

每到年底,年度总结四个字就好像悬在职场人头顶的四块大石。要挤压工作时间去完成它,要整理过去一年的项目资料,要在全公司公开展示……对于部门 / 团队而言,年度总结也被当做一个小型项目,leader 思考的是怎么更好地进行项目管理,部门成员则更关注怎么更高效地完成总结本身。

 

都是打工人,我们非常能理解大家对年度总结的复杂感情。今天不讲年度总结的必要性、重要性,我们跟大家分享下如何通过石墨把做年度总结这件事变得更高效、更轻松。

 

 

01

汇报一定要用 PPT 吗?

 

你们公司用在线文档汇报,还是用传统 PPT 汇报?

 

两者如何选择,已经成为了检验一个团队工作是否高效的重要指标。

 

大家都有类似的经验——当我们在做 PPT 时,往往会舍本逐末,把过多的时间精力聚焦在排版美化上,而压缩了思考以及内容撰写时间。

 

因此,从国外到国内,从互联网公司到传统行业,越来越多的组织,在线文档已经替代 PPT,成为大家进行工作汇报的首选

 

石墨文档支持插入表格、超链接、图片、音/视频等,拥有丰富的标题格式选项,通过在线文档我们也能够更高效地做出逻辑清晰、界面美观的总结文档。

 

举个例子,如果你是品牌公关,插入今年的项目视频,点击就可以直接在文档内播放。

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如果你是销售,插入数据分析表,文档内可以直接拖拽浏览,点击可以直接打开文件查看详情。

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在撰写年度总结时,石墨文档可以让我们更加聚焦于内容创作,一个文档聚合所有信息,从而更加高效优雅地呈现想表达的内容。

 

如果公司要求必须使用 PPT,那么一定要试试在线幻灯片,它与传统本地 PPT 相比,具有得天独厚的优势。

 

还是举个具体的例子,在制作汇报文档时少不了要用可视化图表展示数据成果。

 

以前我们特别怕粘贴到 PPT 里的表格有更新,因为这意味着要重新生成图表,意味着可能需要再一次传输 PPT 文件,意味着如果过了 PPT 提交日期,就无法修改调整。

 

而如果你使用的是可以实时更新,可以与表格互联互通的石墨幻灯片,以上问题都将不复存在。汇报内容可以修改到演讲的前 1 秒,无论表格数据更新过多少次,最后刷新已嵌入 PPT 中的图表即可看到最新版本

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02

可自动提醒的进度管理表

 

对于员工,当汇报文档写完,年度总结算是完成了一大半。但对于部门负责人或者 HRBP ,进度条还远远不到一半。

 

他们要负责通知发布、文档收集、会议组织等一系列工作,需要把控好整个年度汇报项目的进度。

 

如果人少,事情自然很简单。但如果部门人员众多或者要做公司全员分享,年度总结汇报就会成为一个大项目。

 

这个时候,我们就可以使用石墨表格来做任务管理

 

在石墨表格里,我们定义好需要成员填写的内容,写明提交时间设置「日期提醒」,就可以搭建一个能够自动提醒的任务进度管理表。

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 如果担心信息被误删改或者有信息可见范围管控需求,我们还可以使用「锁定单元格」功能,为不同的业务模块、不同的人员划定专属的区域,独立设置可编辑、仅查看、禁止查看权限,和而不同,在保证效率的同时兼顾安全管控。

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项目管理就是时间节点管理,使用「日期提醒」功能,我们可以设置倒计时自动提醒,规定好不同时间节点,汇报人要完成的具体的任务,如此一来,到期时相关人员就能收到消息提醒。

 

总结一下,在年度总结汇报整个项目里,通过多人协作编辑与权限管控,石墨表格可以让信息的收集变得更便捷、规范,配合日期提醒,就实现了信息通知、收集、提醒、汇总全过程的 自动化

 

 

 

03

一种高效的公开汇报方式

 

当收到年度总结大会倒计时 1 天的提醒时,我们就知道公开汇报的日子要到了。

 

传统的 PPT 汇报模式下,我们往往都是先听汇报再提问,“麻烦把 PPT 翻到第多少页,我有个疑问”是经常出现的场景,浪费时间不说,分享与提问环节的割裂也极容易造成信息损耗。

 

今天跟大家分享一个全新的汇报模式,仅需简单 4 步,就可以开一个高效且有产出的汇报会议

 

第 1 步

提前准备汇报文档,整合所需呈现的信息。汇报开始前,将文档链接发送到会议群,其他人员点击链接即可查看你的内容。

第 2 步

汇报过程中,如果想就汇报人当前陈述的内容进行重点探讨,可以直接在文档内「划词评论」,实时表达自己的疑问和观点。

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第 3 步

在演讲结束后,汇报人浏览文档,就可以对大家提出的问题进行集中解答,展开探讨,并得出结论。

第 4 步

汇报结束后,针对点评人的意见和反馈,可以直接记录在汇报文档顶部,从而为后续的工作指明方向。

 

汇报作为年度总结的展示环节,也是集中沟通环节,它的要点应该是高效的信息传达与交换。通过石墨文档,配合创新的会议模式,汇报环节可谓是流畅又丝滑。

 

 

 

04

文件不沉淀,价值减一半

 

汇报不应该是年度总结的最终环节,文件归档后才是有始有终。

 

回到年度总结的最开始——整理资料、数据,如果我们使用传统 Office,平时又很少进行文件整理归档,那么在写总结文档时,面对一整年的产出,仅仅是找资料就会消耗你大量的时间和精力。

 

而石墨具有即写即存的特点,对于个人来说,所有产出的文件都会集中存放在「我的桌面」或相关的「团队空间」,点选或搜索都可以快速找到所需的文件、数据。

 

对于部门或团队来说,如果需要对文件进行集中存储,汇报结束后,部门负责人可以在部门「团队空间」创建相应文件夹,让成员将汇报文档一键转移,即可实现集中规范管理。

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如此一来,部门成员可以随时查阅、学习其他同事的项目经验。如果有新员工加入,团队空间的文件资料也可以帮助 TA 更加快速地融入团队。

 

 

 

 

年度总结是日常工作的缩影,涉及到内容生产、协作、管控、沉淀的全过程。

 

与使用传统 Office 办公对比,石墨的云 Office 将效率渗透到了多人协作、数据收集分析、项目管理、知识沉淀、资料共享、文件安全管理的方方面面。

 

让每个员工都能有更多时间专注于创作,充分发挥自己的创造力,也帮助企业建立了高效、安全的文档协作和共享机制,全面提升了内部 协同办公 效率。

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