本文送给所有正为筹备年底各种品牌大会熬夜加班的市场人，石墨文档期望所有的甲方和乙方合作愉快，相爱不相杀！
故事发生在60天前... ...
这一刻，接到两个月举办大型发布会任务的我，内心是崩溃的。
我看了看我的团队：北京分公司的当当、上海办公室的小墨、广州办公室的文仔，三个初出茅庐的年轻人再加上没办过500人以上活动总负责的我，心中只有忐忑。
倒计时 60 天
用协同文档，半天完成总体方案
周一上午10点，我拉着三个兄弟开了个启动会，宣布了这个消息。原本我以为大家会不知所措，没想到，当当对我说：“石总，您放心，这件事儿交给我们仨就好了！”
我很欣慰。但我有点怀疑这小伙子在吹牛，毕竟年纪最大的他也才工作两年多。于是我说“今天下班前，你们给我个初步方案！
没过半天，我收到一个链接：
打开一看是3个人把各自方案部分汇总在一个石墨文档中发给我，我看了看三个人各自的想法和思路，以及初步的分工和规划，没想到居然还挺像那么回事。
整个活动主要分成以下几个阶段。
筹备阶段：时间排期与场地选择
报名阶段：3000个现场来宾的信息收集、分类管理
执行阶段：物料管理、现场分工、外部供应商和兼职人员管理、比赛结果汇总
总结阶段：数据报表、媒体宣传
这时当当说：“石总，你看一下这个石墨文档的功能，整个活动的策划管理和执行都可以实现，这次要不让我们仨试试吧！”
看着他们不断还在实时同步调整整个方案，我心中既有意外又有感叹，三个臭皮匠顶个诸葛亮，协作的力量是无穷的，看来是时候让年轻人挑大梁了。但作为领导，还是不免在一些容易出现纰漏的地方用协同的方式传授出了老鸟的经验。
小墨看到我的评论，点了个赞，回复：“石总说的很对”，我也在心里默默给这个年轻人点了个赞，办完活动一起去吃大闸蟹。
倒计时 58 天
看到这张流程表 让我放弃Excel
经过前一晚的研究和讨论，我和领导都对活动的方案表示满意，做活动这么多年，两天就能确定大型活动方案的情况我还是第一次遇到。看来我之前的担心还是多余了，后生可畏啊！
今天一早，我在武汉办公室开了一次线上会议，和三个小伙伴商量接下来的推进方案和分工。
我打开了Excel，掏出我收藏多年的万能活动时刻安排表，准备向他们展示作为市场老鸟的规划能力。我把它发给了刚刚毕业的文仔，希望他能从中学到些东西。没想到... ...
原本很好的心情一下子被他弄没了，这小子居然敢质疑我，我学Excel的时候你还在学EFGHI呢！我忍住怒火，毕竟还是个孩子，打开了链接。
恩？？？怎么跟我的表格一模一样？这小子啥时候学的？
活动全程的看板、精确到天的安排、执行人、进度全部都能根据不同的负责权限更新。接下来，他们三个人一边开会一边同时在筹备表上填写自己的任务和时间，会议结束了筹备表也做完了。
我再次对石墨文档的功能感到赞叹，实时自动保存，不必担心文件丢失。这跟之前一遍遍改Excel，搞出确认版、最终确认版、最终确认版2.0、打死不改最终确认版相比也太爽了。
看着表格里跳来跳去的三个头像和不断自动跳跃的文字，难道我的Excel真的过时了？
倒计时 53 天
异地协同效率绝了 现在连开会都省了
经过了一周时间的使用，我已经对石墨强大的协同文档和表格功能表示惊艳。
我打开了场地联络进度表，把我之前认识的当地最好的活动场地一一列在里面，准备让三个小兄弟分头联络当地的运营方，然后根据档期、人数、交通、价格等因素选出最好的场地。
小兄弟们各自领取了任务，在表格中的专属区域内实时更新场地的位置、档期、价格、配套设施等基本信息。大家收集来的信息汇总在一张表格里。我看着表格，花了几分钟就选出了综合最好的场地，直接在表格中标出。
然后我在评论中@了他们三个"三地的选址我已经确定了，你们去谈吧"，为了表达对大家工作的认可，还发了一个红包。
整个场地选址过程就这么轻松地解决了，甚至连一个会都没开，看着小伙伴领取了红包，我很欣慰。
倒计时 45 天
3000+报名资料多地自动实时汇总同步
这办公体验简直太酷
场地、嘉宾等信息确定之后，经过公司研发团队一周的努力，官网的活动落地页已经上线，各个部门的通力合作让过程格外顺利。既然落地页做完了，接下来就是最关键的观众报名阶段了，活动能不能成就看这几天了。
在之前的几天里面，我已经让三位小伙伴准备了几家活动发布网站、用户群、以及业务团队邀约的邀请函等素材。
每当面对这么多且分散的报名渠道，就需要用人工把不同的表单数据汇总、筛选。这次一下子要确定3000个名单，估计又要加班了。
于是我找到了三个小伙伴，让他们各自分工，一个负责网站报名、一个负责用户群宣传、一个与业务团队合作收集。
结果没有想到的是，老司机再次被年轻人们吐槽方法落后；更让我没想到的是，他们拿出来的“神器”仍然是石墨，只不过这次换成了石墨表单。
“不管有多少渠道，都可以用这一个表单链接，还可以全渠道实时同步汇总哦！”
接下来的几天里，我就坐在电脑前，看着后台数据不停地增加，最多的一天全渠道有超过一千位来宾报名参会。没过几天，三个分会场的报名人数先后超过了1500人！这效率真的是太高了，我甚至都没有用过复制粘贴按键。
倒计时 32 天
合同推进受阻 一秒定位问题当天排除
给大家再推荐一个石墨文档的模板——合同管理模板。对于甲方来说，把控活动进度另外一个重要环节就是打款，因为场地、报批、网络、执行、导播、服装等各个细节往往都要签署合同，如何管理好这些合同方，让活动的推进不因钱款未到位而出现意外？
「合同管理」是单场活动看板中专门针对合作方合同管理的板块，可以轻松记录每一家合同公司类别、付款时间、自动提醒「到期天数」，同时还可在「项目进度」实时记录付款。
用了合同管理模版之后，我只需要让小伙伴天更新合同进展，不论是在法务、还是财务等任何一个环节遇到问题，我都能第一时间知道原因，并且及时处理。在不出错的前提下，同时推进十几个合同的签署，效率是真高！
倒计时 3 天
彩排人员各就各位 不用加班熬夜晚睡
在一切准备就绪后，三个年轻人各自带着数名志愿者开始了现场彩排工作。我也来到了北京的场地查看现场的情况。
当当拿出他的彩排计划表很得意地向我展示了这两天的进度，仿佛一切都在他的掌控之中。其他两个场地的负责人在这个表格中实时同步着信息和注意事项，大家分享着一些需要注意的重点和备忘录。
凭借着这个功能强大的彩排计划表，全部的彩排工作居然在饭点前就完成了，不用到最后一刻才处理许多意外事件，这又是我职业生涯中首次遇见。
这种有条不紊的感觉真好！
倒计时 0 天
3000 人活动运营？仅需 3 个人搞定！
活动正式开始了。
活动前期做的详细筹备，都是为活动当天而准备。为保证活动当天各区域、各板块都顺利进行，我们在前一天每一个区域都细化到人，每一个流程和场地细节都分类列清楚，活动前把 OP 执行手册打印成册，资料给到当天对应区域的负责人，各负责人根据执行手册完成当天的活动监管，以此保证整场活动的顺利进行。
石墨提供的活动 OP（执行手册）提供了活动当天从现场分工到物料选择 15 大项的具体填写范例。活动当天，活动方可以将活动当天最新信息，打印出来，方便现场执行人随时查看。
终于，一场3000人市场活动的任务顺利完成！两个月内策划，三个人执行，有了石墨的效率就是格外的高！脑中复盘了整个活动的策划过程，感觉一切都是这么梦幻般的高效。
活动执行的诸多场景，都可以依靠团队的智慧用石墨的各种办公套件去实现。联合多个活动供应商一起协作完成一个超级活动。服务商还可以通过手册完整记录活动当天的关键信息，主办方也可以实时查看是否有遗漏，差错。
年底的活动季就要来了，如果觉得办活动很累很操心，不如改变下思维用更先进的协同工具去解决各种突发的问题。
