WPS云文档系统(HCS)-

WPS文档中心

结合客户在办公时对于文档全生命周期的管理模式，做到文档数据资产的全方位管控，有效保障了客户的数据资产安全，改善传统的办公困境，助力企业快速实现 信息化 办公，为企业全面赋能，提升企业的办公效率。其主要功能及优势体现在：

 1  文档协作管理

 1.1  文档权限

 云文档对用户在团队文档的操作权限进行严格的管控，针对用户以及团队设置文档级的阅读、编辑、复制粘贴、导出、另存、打印等精细化的权限。只有具有权限用户才能对文档进行操作，没有权限的用户无法进行任何操作。

 对于拥有文档授权权限的用户和文档安全管理员可以将权限授予给其他用户、部门或用户组，保证拥有文档分发权限。构架文档的全生命周期保护，实现企业文档应用中的细粒度安全。

 1.2  团队管理

 在云文档中主要分为部门团队和普通团队。

 部门团队根据组织架构自动生成。若组织架构人员有变动，会自动同步增删相关人员到团队成员列表里，也可以手动添加其他部门人员到部门团队里，对团队内部成员进行个性化管理。

 普通团队是可自由创建的虚拟团队，团队拥有者或管理员可自由添加团队成员，可有效解决短期、临时组织任务的文件共享、协同公办的问题。

 团队管理主要用于对团队成员以及对团队文档的权限管控。团队管理员通过对成员和文档进行多种层次的管控，帮助管理员全面掌控、保障团队文档资产，提高团队协作，减少因文档管理不当造成的信息泄露或数据丢失。团队成员也能快速定位属于自已权限范围内的文件，快速融合，高效协作。

 1.3  全文检索

 利用WPS Office 对办公文档全格式的支持和分布式检索引擎索引，云文档支持快速和准确的全文内容检索。文档上传到云文档后，会通过基于WPS Office内核开发的yun2txt文档内容提取工具将文档中所有的内容，包括各子文档内容、隐藏内容，导入到分布式索引引擎中，建立索引仓库。索引仓库的数据支持多维度，满足各种场景组合的全文检索需求。

 1.4  文档标签

 云文档通过文档标签实现文档的分类索引和管理，根据企业的分类策略，建立文档的标签，同时利用分布式搜索引擎的能力，实现快速查找文档。为满足更多需求，文档的标签类型支持企业强制标记（如：商密）和用户自定义两种，可实现企业和用户个人有专属的分类数据，实现不同层面的文档管理需求。

 1.5  文档分享

 通常文档分享的方式是使用即时通讯工具或邮箱进行文档实体的传输，这种方式对于文件体积进行了严格限制，超过限制将无法传输或者无法加密传输。

 在云文档中只要一个链接就可以轻松分享。文件分享时可以进行多样权限设置，选择公开分享或指定范围分享，设置链接失效，限制查看/编辑/下载/另存/打印等权限；分享后，可以取消或关闭链接，安全稳妥。

 1.6  协同编辑

 当一份文档需要多人共同编辑，例如：部门周报、日报填报，上下级部门统计收集数据表，多人协同编辑word、PPT等场景，可通过云文档实现多人、多终端同步在线协作编辑，修改版本实时保存，协作记录一目了然，省去反复发送、汇总时间，有效提升办公效率，确保数据不丢失。平台支持编辑锁控制，实现高效编辑的同时，灵活控制协作模式。

 1.7  版本管理

 云端的每一个在线文档都会有历史版本体系，且都是通过对应唯一文档ID维系不同版本集，进而对每个独立的文档ID维护一个版本序号关系表，这样两个维度的关系管理可保证文档在大量存储下仍然可以准确匹配访问，且可满足随时按需恢复特定版本，保证数据不错乱。

 通过历史版本可以查看文档修订记录、更新的内容以及更新人，支持恢复历史版本，避免文档在流转过程中丢失、损坏的风险。

 2  表单收集

 表单应用作为安全专业的数据收集工具，可快速收集信息及汇总数据。支持手机电脑多端使用。可用于企业信息收集汇总、问卷、投票等场景，通过自定义的字段和配置，发送给员工个人填写，避免一张表格多人查阅，保护敏感隐私信息，快捷收集到的员工信息直接汇总至表格并自动生成报表。协作收集的数据自动汇总存储，便于后续筛选复用和导出，如员工管理，员工提交一次员工基础信息后，即可多次采用，避免重复收集。

 3  文档安全

 3.1  安全团队

 云文档支持创建安全团队，将企业涉密文档进行集中管理。当文档被上传到云文档安全团队时，通过安全文档的加密模块实现云上加密，拥有安全文档有对应权限，才能对文档进行预览、编辑。同时，安全团队提供权限设置管理，可对团队内的文档进行权限模板设置，实现文件精细粒度的权限管控。

 3.2  加解密文档

 在保证一文档一密钥的同时，客户端和服务器对文档信息、密钥等数据进行双重加密。

 WPS原生支持加解密机制，无需通过驱动、hook等技术手段，从而增加系统稳定性。此外，加密流程深度整合到WPS处理文档过程，加快文档数据的处理效率并且无明文落地。还可由第三方提供加密算法，扩展程序已规范化的接口接入WPS安全系统。

 3.3  细粒度权限管理

 打开安全文档和对文档进行操作都会受到权限限制，拥有阅读权限的用户在登录后通过服务器鉴权才可以打开安全文档进行浏览，其他编辑、复制、打印、另存、离线、授权操作都会受到相应的权限管控，没有权限的用户无法进行该操作。目前 Windows、iOS、Android系统的 WPS Office客户端支持进行权限控制。 

 3.4  日志审计

 企业内用户对安全文档进行的所有操作都会被服务器记录下来，包括创建、阅读、编辑、复制、另存、打印、授权，管理员可以定期对安全文档进行审计工作，通过日志时间、文档名称、操作者名称等条件进行筛选，某一个文档被某个用户做过何种操作都可以随时查出来，支持导出日志。

 系统记录的管理员在后台的操作行为信息，包括外发收件人维护、权限模板维护、导出日志、同步用户等，管理员可以定期对安全文档进行审计工作，通过日志时间、文档名称、操作者名称等条件进行筛选，某一个文档被某个用户做过何种操作都可以随时查出来，支持导出日志。

 4  企业管理后台

 4.1  企业通讯录

 企业创建者或管理员可以通过云文档管理后台对使用云文档的人员进行集中管理，进行日常的增加、修改、禁用、查询账号；同时支持同步固定的组织架构，支持常规AD域账号同步、第三方业务系统账号同步、手动添加/批量导入账号。

 4.2  空间管理

管理后台统一提供空间管理功能，支持管理者全局分配各个业务、团队、人员的空间使用量，合理利用存储空间，平衡分配，实现空间价值最大化。

 4.3  数据统计

在管理后台可全局查看云端使用情况的统计信息，包括用户量、文档量、空间量等的多维度统计数据。

 4.4  日志审计

 企业内用户对安全文档进行的创建、阅读、编辑、复制、另存、打印、授权操作都会被服务器记录下来。管理员可以通过管理后台定期对安全文档进行审计工作，通过日志时间、文档名称、操作者名称等条件进行筛选，某一个文档被某个用户做过何种操作都可以随时查出来，还能批量导出日志。

 同样，系统记录的管理员在后台进行的外发收件人维护、权限模板维护、导出日志、同步用户等操作行为信息，管理员也可以定期对安全文档进行审计工作。

 4.5  角色管理

 企业管理后台可以设置多个管理员角色，默认支持常规管理员角色，如：超级管理员、系统管理员、部门管理员、策略管理员、日志管理员，同时还可以按需要添加自定义角色。可针对不同角色管理员设置不同资源的管理权限。 

 5  开放平台

 5.1  文档赋能

 云文档开放平台向企业开发者提供面向业务提供多种方式的文档 云存储 与文档协作的集成能力。

 对接方式一：对接业务系统可选择将文档上传至云文档进行统一存储管理,同时云文档开放平台提供文档协同编辑能力支撑。业务系统应用实现权限验证、目录管理、文档分享和协同权限设置。

 对接方式二：业务系统自身实现文件存储、目录、版本管理能力的同时也需实现用户登录验证、文档分享和多人协同权限设置。而云文档开放平台只提供文档协同编辑能力支撑。

 以上两种都无需对接WPS账号体系，即可灵活完成的云协作集成体验。

 WPS文档中台

为企业提供文档能力的共享中心，实现WPS核心技术能力的赋能帮助企业完成数据资产和企业知识沉淀，方便企业信息化建设，帮助企业快速构建内容协作平台。其主要功能及优势体现在：

 1  在线编辑

 在线编辑服务为企业提供了高效的文档处理方式，集成WPS Office客户端的主要功能，以web页面的方式进行功能和文档内容的呈现，业务系统可以将此能力嵌入到任何对文档进行在线编辑或协同编辑的场景中，无需任何插件。除了提供可随时随地编辑的能力，还提供了基于文档的协同能力，并且可由业务系统自定义编辑权限、版本管理、文档水印。在提升在线文档的安全性和完整性的同时，也提升了企业业务系统在文档处理上的效率。

 2  在线预览

 文档在线预览完全按照排版结果形成的文字所属行、段、页、锚点位置的相对位置进行切分渲染输出html显示内容，WPS 经过30多年的office软件自主研发，通过不断的核心技术沉淀从而保证了文档内容排版显示效果符合标准。

 2.1  预览分页传输

 在线预览内容查看时运用了数据分页渲染输出的技术，针对不同文档格式分别应用不同的数据分块计算和渲染规则，形成可查阅的分页的数据，采用与客户端相同的实现逻辑，查看进度以分段管理数据缓存加载，在加快内容显示速度的同时，大大减轻服务端网络开销。

 2.2  文档预转机制

 在提升预览查看速度上，文档预览采用了预转机制，根据上传来源、时间、使用频率等不同维度，配置高效的预转队列和分布式节点的执行策略，让文档预览结果提前准备好，让大部分文档在用户使用在线预览时感受到秒开的速度，减少加载等待时间从而提高工作效率。